Factures impayées

ANGLE DE DIRIGEANT

Factures impayées : le plan d’action en 4 étapes pour être payé

Toutes les meilleures excuses pour retarder le paiement d’une facture se trouvent sur la période estivale : votre client est injoignable, l’interlocuteur, qui valide habituellement les virements n’est pas disponible, le service comptable fonctionne au ralenti, votre client ferme son entreprise plusieurs semaines ou attend lui-même de recevoir un paiement pour vous payer.

De votre côté, les charges ne prennent pas de vacances : salaires, loyer, fournisseurs, échéances bancaires, prêts …

Résultat : une facture impayée en juin peut devenir une vraie tension de trésorerie en septembre.

Alors, que faire avant l’été ?

Réponse : appliquez les 4 étapes simples de ce plan d’action 👇🏻

Sommaire

Étape n°1 : Triez les factures par niveau de risque

Toutes les factures impayées ne présentent pas le même risque. Un retard de quelques jours sur un petit montant n’appelle pas la même réaction qu’une facture ancienne, importante, contestée ou portée par un client devenu silencieux.

Trier vos impayés permet de concentrer votre énergie sur les dossiers qui menacent réellement votre trésorerie.

Identifiez en priorité :

  • les montants importants ;
  • les retards anciens ;
  • les promesses de paiement répétées ;
  • les clients devenus difficiles à joindre ;
  • les clients qui contestent soudainement une facture ancienne ;
  • les entreprises dont l’activité ralentit ;
  • les secteurs fragilisés ;
  • les clients qui ferment leur entreprise plusieurs semaines en juillet ou en août.

Une ou plusieurs factures cumulent plusieurs de ces critères ? Passez à l’étape 2 !

Etape 2 : Constituez le dossier

En recouvrement, avoir raison ne suffit pas : il faut pouvoir le prouver.

Avant d’envoyer une mise en demeure ou d’engager une procédure, votre créance doit être claire, chiffrée et documentée. Un dossier complet permet d’agir plus vite, de répondre aux contestations du client et d’éviter de perdre du temps au moment où il faut justement en gagner.

Collectez les pièces permettant de justifier votre créance :

  • Bon de commande ou devis accepté et CGV signées ;
  • Contrat commercial signé ;
  • Bon de livraison / PV de réception de chantier / Preuve de l’exécution de la prestation ;
  • Relances 1, 2 …15, 20 (courriers, email, sms, WhatsApp) ;
  • Lettre recommandée avec accusé de réception ;
  • Promesse de paiement du client (email, sms, WhatsApp…) ;
  • Liste des règlements partiels reçus ;
  • Décompte de la somme à percevoir.

Noter également que votre créance doit être prouvée, suivie et réclamée dans le délai de prescription. En matière commerciale, l’action se prescrit en principe par 5 ans, sauf délai spécial plus court.

Votre dossier est prêt ? Passez à l’étape 3 !

Étape n°3 : Appelez vos clients

Nombre de dirigeants relèguent le recouvrement des factures à leur service comptable alors pourtant qu’ils sont, souvent, en première ligne avec leurs clients.

Liste des actions à mener de vive voix :

  • Appelez votre client et lui demander :
        • Les raisons pour lesquelles vos factures sont impayées ;
        • Ce qu’il propose pour y remédier rapidement ;
        • S’il s’engage sur un délai, verrouillez les dates de paiement annoncées et les montants.
  • Envoyez par écrit un compte rendu de la conversation ;
  • Si échéancier : notez le ou les délais de paiement annoncés avec les montants ;
  • A la date d’échéance : vérifier le bon encaissement et à défaut RAPPELEZ VOTRE CLIENT.

Cet appel n’a pas suffi ? Passez à l’étape 4 !

Etape 4 : Passez à l’action

Beaucoup d’entreprises n’ont pas de processus de recouvrement.

Un email. Un appel. Puis plus rien pendant quinze jours. Puis une relance plus ferme, parfois sans date, sans historique clair et sans conséquence annoncée.

Le secret ? Agissez !

N’oubliez pas que votre client génère du chiffre d’affaires grâce aux économies qu’il réalise sur votre dos.

Votre client doit donc craindre un mal juridique plus grand que celui de payer vos factures.

Liste des actions à mettre en place selon les clients :

  • Facturez les intérêts et pénalités de retard et les 40 € de frais forfaitaire de recouvrement par facture impayée ;
  • Notifier par LRAR l’arrêt de votre prestation à votre client : vous fabriquez pour lui ? vous devez le livrer ? vous l’approvisionnez en produit ou matériaux à échéance régulière ? vous réalisez une prestation ? Stoppez tout jusqu’au paiement ou la mise en place d’un échéancier ;
  • Vous avez une clause de réserve de propriété : actionnez là et indiquez à votre client que vous agissez pour récupérer le bien fourni ;
  • Vous avez déjà relancé plus de 3 fois :
    • Envoyer une mise en demeure de payer à votre client par LRAR
    • Mieux ! demandez à un avocat d’envoyer une mise en demeure : le dossier change de main c’est un signal d’alerte maximal pour votre client
  • Votre client a déjà été mis en demeure ? Confiez votre dossier à un avocat pour qu’il engage une procédure judiciaire de recouvrement avant l’été.

Et enfin ! Travaillez votre process de recouvrement une bonne fois pour toute et appliquez-le sans exception.

ANGLE D’AVOCAT

accompagne ses clients sur l’ensemble de ces actions : de l’audit de votre process à sa mise en place, de la mise en demeure à la mise en place d’un échéancier ou d’une action en recouvrement.

Céline ANDRÉ
Avocate en droit commercial au Barreau d’Amiens

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FAQ

Combien de temps faut-il attendre avant d’engager une procédure ?

Il n’existe pas de délai unique. Tout dépend du montant, de l’ancienneté de la facture, du comportement du débiteur et du risque de non-recouvrement. Plus l’impayé vieillit, plus le risque augmente. Une procédure peut être envisagée rapidement lorsque la créance est claire et que les relances restent sans effet.

L’avocat ne se contente pas de relancer. Il vérifie le bienfondé de la créance, prépare les pièces, choisit la stratégie adaptée, rédige la mise en demeure et peut engager une procédure d’injonction de payer ou solliciter une mesure conservatoire lorsque le recouvrement est menacé.

Il faut conserver les factures, devis signés, bons de commande, bons de livraison, contrats, conditions générales, échanges écrits, preuves de réalisation de la prestation, promesses de paiement et éventuels règlements partiels. Ces pièces permettent de prouver la créance.

Les promesses répétées mais non tenues sont un signal d’alerte. Il faut obtenir un engagement écrit avec une date précise de paiement. Si cette date n’est pas respectée, il faut changer de niveau : mise en demeure, injonction de payer ou mesure conservatoire selon le risque.

Non. Elle est efficace lorsque la créance est documentée, chiffrée et peu contestable. Si le débiteur dispose d’arguments sérieux ou si les pièces sont insuffisantes, une autre stratégie peut être préférable. L’analyse du dossier avant la procédure permet d’identifier la procédure la plus adaptée.

Dans certains cas, oui. Une saisie conservatoire peut être demandée lorsqu’il existe une créance paraissant fondée en son principe et un risque réel pour son recouvrement. Cette mesure nécessite une analyse précise du dossier et, une fois autorisée, doit être mise en œuvre avec l’intervention d’un commissaire de justice.

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